Yazı İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği

444

 ERZİN BELEDİYE  BAŞKANLIĞI
 YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN  YÖNETMELİĞİ

Belediye Meclisinin

Karar Tarihi: 01.11.2016
Karar No      : 61

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Erzin Belediyesi Yazı İşleri  Müdürlüğü’nün,  kuruluş,  görev,  yetki  ve  sorumlulukları  ile  Çalışma  Usul  ve  Esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2-
 Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3-
  Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b, 18, 48 ve 49. maddeleri ile 5216 sayılı Büyükșehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Temel İlkeler

MADDE 4) Erzin Belediye Başkanlığı Yazı İșleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

  1. a) Uygulamalara ilişkin kayıt ve belgelerin her an denetime hazır bulundurulması,
  2. b) Hizmetlerin temin ve sunumunda, yerindelik, kalite ve ihtiyaca uygunluk,
  3. c) Kayıtların usulüne uygun, saydam ve erişilebilir bir şekilde tutulması,

ç) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,

  1. d) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
  2. e) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
  3. f) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
  4. g) Hesap verebilirlik, temel ilkelerini esas alır.

Tanımlar
MADDE 5-
 Bu yönetmelikte geçen ;
Belediye     : Erzin Belediyesini,
Başkan  : Erzin Belediye Başkanlığını,

Üst Yönetici : Erzin Belediye Başkanı’nı

Başkan Yardımcısı : Belediye Başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirileni,

Müdürlük  : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Müdür : Erzin Belediyesi Yazı İşleri Müdürü’nü

Personel     : Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli tüm personelleri,
Meclis         : Erzin Belediye Meclisini,
Encümen    : Erzin Belediye Encümenini ifade eder.

Komisyon  : Erzin Belediyesi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat
MADDE 5-
 Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdür, Evlendirme Memurluğu, Meclis-Encümen
Birimi ve Genel Evrak alt birimi ile yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

Bağlılık
MADDE 7-
 Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği
Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk 

Müdürlüğün Görevleri
MADDE 8 –
1- Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak,
2-  Konularına  göre  evrak  ve  belgelerin  ayırımını  ve  kaydını  yaparak  imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılması ve aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını, belirli bir düzen içerisinde sağlamak,
3- Müdürlüğün Genel Evrak akışını düzenlemek ve arşivlemek,
4-  Meclis  ve   Encümen  kararlarının  alınması  ve  sonuçları  ile  ilgili  sekretarya hizmetlerini yapmak,
5- Nikâh akitlerinin yapılması iş ve işlemlerini, yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmek,
6- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren görevleri yapmaktır.

Müdürlük Yetkisi
MADDE 9 –
 Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393
sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri Kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE  10  –
  Yazı  İşleri  Müdürlüğü,  Belediye  Başkanınca  verilen  ve  bu
yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 11 –

1- Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2- Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
3- Yazı İşleri Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
4- Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
5- Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
6-  Yazı  İşleri  Müdürlüğü  yukarıda  sayılan  görevleri  ve  5393  Sayılı  Kanuna dayanarak  Belediye  Başkanınca  kendisine  verilen  tüm  görevleri  Kanunlar  çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
7- Encümen üyesi seçildiği takdirde encümen toplantısına katılır.

Meclis-Encümen Biriminin Görevleri Belediye Meclisi ile İlgili Görevleri
MADDE 12-

1- Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
2- Meclis toplantı gündemini Meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
3- Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak.
4- Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları,  Meclis Başkanı ve Meclis Kâtiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre Belediye Başkanı  tarafından  yeniden  görüşülmek   üzere  Meclise  iade  edilmeyen  kararları Kaymakamlık Makamına göndermek ve Meclis  kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
5- Belediye Meclis üyelerine, gerek Meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı ile ilgili gereği için Mali Hizmetler  Müdürlüğüne bildirmek.
Belediye Encümeni ile ilgili görevleri
Madde 13-

1-  Belediyemiz  birimlerinin  Belediye  Başkanından  havaleli  konuları  gündem maddesi olarak encümene sunmak.
2- 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye Encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
3- Encümence alınan kararları Encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları Encümen Başkanı ve Üyelere imzalatmak.
4-  Encümen  toplantısına  katılan  encümen  başkanı  ve  üyelerine  ödenecek  olan huzur hakkı ile ilgili gereği için ilgili Mali hizmetler Müdürlüğüne bildirmek.

Genel Evrak Biriminin görevleri
Madde 14-

1- Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
2-  Belediye  Başkanlığına  vatandaşlar  tarafından  verilen  dilekçelerin  kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
3- Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek.

Evlendirme memurluğunun görevleri
Madde 15-

1- Resmi nikâh başvurularını almak. Nikâh  işlemi için gerekli olan evrakların temin edilmesini sağlamak,
2- Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
3- İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek,
4- Belediye   Başkanının   yetki   verdiği   görevliler   tarafından   nikâh   akdinin yapılmasını sağlamak,
5- Yapılan nikâh akitlerini Nüfus Müdürlüğüne zamanında bildirmek,
6- Erzin Belediye Başkanlığı Evlendirme memurluğunda yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,
7- Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.

8-Nikah işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.

Personelin Görev Yetki ve Sorumlulukları
Madde 16-
Müdürlük   bünyesinde   bulunan   Şef   ve   diğer   personeller,   görevlendirmelere istinaden  ve  kendilerine  tevdi  edilen  işleri  mevzuata  uygun  ve  tam  olarak  zamanında yapmakla mükelleftir. Müdüre ve üstlerine karşı sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
Madde  17-
  İşbu  yönetmelikte  hüküm  bulunmayan  hallerde  yürürlükteki  ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
Madde  18-
  Bu  yönetmelik  5393  sayılı  Belediye  Kanununun  23.  maddesi doğrultusunda,  Belediye  Meclisinin  kabulü  ve Mülki  İdare Amirine gönderildiği  tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 19-
 Bu yönetmelik hükümlerini Erzin Belediye Başkanı yürütür.